促進轉型正義委員會 (以下簡稱本會) 為處理人民陳情案件，特訂定本作業規定。

本會處理陳情案件，應切實遵照「行政程序法」、「個人資料保護法」、「個人資料保護法施行細則」、「行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點」規定辦理；其未規定者，依本作業規定辦理。

本作業規定所稱人民陳情案件，係指人民對於行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護，以書面或言詞提出之具體陳情。

人民陳情得以書面為之，書面包括電子郵件及傳真等在內。前項書面應載明具體陳訴事項、真實姓名及聯絡方式。本作業規定所稱聯絡方式包括電話、住址、傳真號碼或電子郵件位址等。

人民陳情得以言詞為之，本會應作成紀錄(格式如附件一)，載明陳述事項、真實姓名及聯絡方式，並向陳情人朗讀或使閱覽，請其簽名或蓋章確認後，據以辦理。

人民向本會提出之陳情案件，依下列方式分辦：
（一）書面陳情案件，應由秘書室完成公文掛號程序後，分辦權責單位處理。
（二）個人到本會陳情者，由保全人員引導陳情人至適當處所，通知權責單位接待陳情人，如有必要得會同相關業務單位共同接待。陳情人如以書面方式陳情者，由權責單位將陳情文書送秘書室完成公文掛號程序後，分辦權責單位處理；如以言詞方式陳情者，由權責單位將陳情事項製作紀錄，送秘書室完成公文掛號程序後，分辦權責單位處理。
（三）團體到本會陳情者，由政風室負責接待相關事宜，如有必要得會同相關業務單位共同處理。陳情人如以書面方式陳情者，由政風室將陳情文書送秘書室完成公文掛號程序後，分辦權責單位處理；如以言詞方式陳情者，由政風室將陳情事項製作紀錄，送秘書室完成公文掛號程序後，分辦權責單位處理。

本會受理之人民陳情案件，依下列原則處理：
（一）屬本會業務權責者，由本會權責單位予以處理並函復陳情人。如屬促進轉型正義條例第六條第三項第二款之聲請案件者，依「促進轉型正義委員會處理促進轉型正義條例第六條第三項第二款案件作業要點」處理。
（二）非屬本會業務權責者，應移請主管機關處理，副知陳情人，並得請主管機關將處理情形及結果副知本會。
（三）對依法得提起訴願、訴訟、請求國家賠償或其他法定程序之事項提出陳情時，應告知陳情人，或逕移送主管機關並副知陳情人。
（四）人民陳情案件有下列情形之一者，應通知陳情人依原法定程序辦理：
1.檢、警、調機關進行偵查中者。
2.訴訟繫屬中或提起行政救濟者。
3.經判決或決定確定，或完成特定法定程序者。
（五）人民陳情案件有下列情形之一者，得依分層負責權限規定，不予處理，但仍應予以登記，以利查考：
1.無具體內容或未具真實姓名或聯絡方式者。
2.同一事由，經予適當處理，並已明確答復後，而仍一再陳情者。
3.非陳情事項之主管機關，接獲陳情人以同一事由已分向各主管機關陳情者。

本會各單位處理人民陳情案件，得視案情需要，約請陳情人面談、舉行聽證或派員實地調查處理。

本會各單位答復人民陳情案件時，應針對案情內容敘明具體處理意見及法規依據，以簡明、肯定、親切、易懂之文字答復陳情人，並副知有關機關。

本會各單位處理人民陳情案件，除上級機關來文時已明定辦理時限者外，處理期限為十五日，未能依限於十五日內辦結者，應依分層負責簽請單位主管核准延長，並將延長理由以書面告知陳情人；處理期限不得超過三十日。

人民陳情案件有保密之必要者，應予保密。

各單位受理外國人以英文信件為陳情時，應以英文回復為原則。